E-mailhandtekening

Kenmerken


De e-mailhandtekening heeft een structuur en vormgeving vergelijkbaar met de signatuur uit de nota, en bestaat maximaal uit drie blokjes:

zwart: de naam en rechtstreekse contactgegevens van de afzender
wijnrood: contactgegevens van het instituut
petroleumblauw: contactgegevens van het werkadres, het team of het project


Wat vermelden, en wat niet?


De eigenlijke invulling van de e-mailhandtekening zal wisselen van medewerker tot medewerker: sommigen werken enkel op de maatschappelijke zetel van het instituut, anderen huizen op een werklocatie, of zijn hoofdzakelijk voor één specifiek project bezig. Onze correspondenten zijn erbij gebaat wanneer we uitsluitend de meest noodzakelijke informatie vermelden.

  • Eén rechtstreeks telefoonnummer, eventueel aangevuld met een mobilofoonnummer.
  • Indien de telefooncentrale niet automatisch naar een algemeen nummer doorschakelt wanneer het rechtstreeks nummer onbeantwoord blijft, moet bij de contactgegevens van hetzij het instituut, hetzij het werkadres een algemeen telefoonnummer vermeld worden.
  • Indien er uitsluitend een algemeen nummer bestaat, heeft het geen zin dat te herhalen bij de contactgegevens van het instituut of het werkadres.
  • Wanneer het faxnummer irrelevant (geworden) is, kan het uiteraard weggelaten worden.
  • De naam en website van het instituut moeten steeds opgenomen worden.
    Het is niet verplicht om gegevens van het project of het werkadres te vermelden.
  • Eén postadres, hetzij het instituut, hetzij het werkadres.
  • Wie op meerdere locaties werkt, maakt daar een handtekening aan met contactgegevens specifiek voor die locatie.
  • Wie op één locatie in meerdere projecten werkt, en die specifiek wil vernoemen, heeft twee opties:

- de projecten en hun eventuele website onder elkaar in het petroleumblauw oplijsten (zonder herhaling van de contactgegevens)
- een afzonderlijke e-mailhandtekening aanmaken voor elk project, en de handtekening wisselen naar gelang de inhoud van het bericht


Een paar voorbeelden

  • Ik werk vanuit de maatschappelijke zetel, en het algemeen nummer is ook mijn telefoonnummer. Ik heb geen mobilofoon.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00

 

Naam instituut vzw

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

F  00 000 00 00

www.website-instituut.be

  • Ik werk vanuit de maatschappelijke zetel voor een project. De telefooncentrale schakelt niet automatisch door naar het algemeen nummer wanneer mijn rechtstreeks nummer onbeantwoord blijft, en dus vermeld ik ook het algemeen nummer.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00  |  M  0400 00 00 00

 

Naam instituut vzw

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

T  00 000 00 00  |  F  00 000 00 00

www.website-instituut.be

 

Naam project

www.website-project.be

  • Ik werk vanuit de maatschappelijke zetel voor twee verschillende projecten, met elk hun eigen website. De telefooncentrale schakelt automatisch door naar het algemeen nummer wanneer mijn rechtstreeks nummer onbeantwoord blijft.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00  |  M  0400 00 00 00

 

Naam instituut vzw

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

F  00 000 00 00

www.website-instituut.be

 

Naam project 1

www.website-project.be

Naam project 2

www.website-project.be

  • Ik werk decentraal. We hebben daar slechts één telefoonnummer, en geen fax. Mijn project heeft een eigen website.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00  |  M  0400 00 00 00

 

Naam instituut vzw

www.website-instituut.be

 

Naam werkadres

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

www.website-project.be

  • Ik werk op de twee secretariaten van mijn instituut. Ik heb daar telkens een persoonlijk telefoonnummer, dat automatisch wordt doorgeschakeld naar het algemeen nummer wanneer ik er niet ben. Ik maak in elk secretariaat een handtekening aan.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00  |  M  0400 00 00 00

 

Naam instituut vzw

Straatnaam_A 00 | 0000 Gemeente_A

F  00 000 00 00

www.website-instituut.be

 

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00  |  M  0400 00 00 00

 

Naam instituut vzw

Straatnaam_B 00 | 0000 Gemeente_B

F  00 000 00 00

www.website-instituut.be

 

  • Ik werk in twee regionale antennes van mijn instituut. Ik heb geen mobilofoon, maar op beide plaatsen wel een persoonlijk telefoonnummer, dat helaas niet automatisch wordt doorgeschakeld wanneer ik het niet kan beantwoorden. Ik maak in elke antenne een handtekening aan.

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00

 

Naam instituut vzw

www.website-instituut.be

 

Naam werkadres

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

T  00 000 00 00  |  F  00 000 00 00

www.website-project.be

Voornaam Achternaam

functie

T  00 000 00 00

 

Naam instituut vzw

www.website-instituut.be

 

Naam werkadres

Straatnaam 00 | 0000 Gemeente

T  00 000 00 00  |  F  00 000 00 00

www.website-project.be

 


De handtekening in MsOutlook installeren


1. De e-mailhandtekening personaliseren

  • Dubbelklik op het bestand "msgSO_e-mailhandtekeningsjabloon.msg". Het wordt geopend als een nieuw e-mailbericht.
  • Selecteer en overschrijf de generieke teksten met jouw persoonlijke gegevens. Verwijder de items en tekstregels die overbodig zijn.
  • Toets ctrl+A om de handtekening te selecteren en te kopiëren.
  • Sluit het e-mailbericht zonder te bewaren.

2. Het standaardlettertype voor het bericht instellen

  • Microsoft Outlook 2007

Kies "Extra › Opties › E-mail-indeling › Briefpapier en lettertypen...".
jpgtoon screenshot

  • Microsoft Outlook 2010

Kies "Lint › Bestand › Opties › E-mail › Briefpapier en lettertypen...".
jpgtoon screenshot

  • Selecteer indien nodig de tab "Persoonlijk e-mailpapier" in het dialoogvenster "Handtekeningen en e-mailpapier".
  • Klik bij de rubrieken "Nieuwe e-mailberichten" en "Berichten beantwoorden of doorsturen" op de knop "Lettertype" en geef twee keer deze specificaties op:

Lettertype: Calibri
Tekenstijl: Standaard
Punten: 11

  • Laat het dialoogvenster "Handtekeningen en e-mailpapier" openstaan.

3. De e-mailhandtekening toevoegen

  • Selecteer de tab "E-mailhandtekening" in het dialoogvenster "Handtekeningen en e-mailpapier".

jpgtoon screenshot

  • Klik op de knop "Nieuw" en geef jouw handtekening een naam.
  • Klik in het veld "Handtekening bewerken" en toets ctrl+V om de handtekening te plakken.
  • Selecteer jouw handtekening als standaardhandtekening voor "Nieuwe berichten" en desgewenst voor "Antwoorden en doorgestuurde berichten".
  • Sluit alle dialoogvensters.

Einde FAQ